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      內部審核應注意的事項有哪些?要注意哦!

      放大字體  縮小字體 發布日期:2022-07-14  來源:首席質量官公眾號  瀏覽次數:170
      核心提示:內部審核應注意的事項有哪些?要注意哦!
         審核的有效性不等于體系運行有效性的全部,成功的審核是客觀公正地進行審核發現,并有效地利用審核發現不斷地改進體系和運行的績效。
       
        一、有效開展內審的兩個條件
       
        1. 你對所審核領域的專業活動是明白的。
       
        2. 你已是一個成熟的審核員(至少不是一個吹毛求疵的人)
       
        說明:第1條,如果對你所審核的活動、過程、產品或服務一無所知,提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性,因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問,因此合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
       
        第2條,不吹毛求疵絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。例如,對于ISO9001的內審,某工位未制定作業指導書,就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續審核以確認以下問題:①該工序是否簡單?②是否是非重要工序?③員工是否清楚如何操作?④該工序是否從未出現過質量問題(可查詢制程異常清單等)。
       
        如果以上4個問題的答案均為“是”,則不建議開不符合項。別擔心不妥,對于只有1~2個步驟的簡單工序,就算編一個文件掛在那里,也不見得能提高什么,而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
       
        注:以上“作業指導書”的問題對于IATF16949:2016的內審不適用,因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標準作業指導書,見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作,而且要保證每一個員工在該工序的作業都是標準化、一致性的。
       
        但對于使用“已過校準有效期”的量具檢驗產品是一定要開不符合項的,這就存在將潛在的不合格產品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準,那就是嚴重的不符合項了。
       
        二、審核的第一步你應該先收集
       
        標準的要求;
       
        體系文件的要求;
       
        上次審核中集中的問題點;
       
        管理中的重點和難點;
       
        已知該部曾發生過的管理問題。
       
        三、而后開始相應的策劃
       
        過程的順序;
       
        關鍵點的關注;
       
        時間的有效分配;
       
        合理的人員配置(獨立性和專業性的要求);
       
        審核時機的確定和把握。
       
        四、應該注意的事
       
        策劃的結果事先應通知受審核方,不要造成突然襲擊;
       
        允許別人作充分的準備;
       
        不要嚴重干擾別人的正常業務作業,審核時間應可以協商并可調整
       
        五、檢查表是重要的,但不一定是詳細的
       
        可以幫助你把握節奏,體現你的重點關注;
       
        內容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經驗;
       
        不能照本宣科,提問應講究技巧;
       
        內審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
       
        檢查表應是審核記錄的一種。
       
        六、構思檢查表的三個要點
       
        日常工作是如何處理的;
       
        當某些非常規的事情出現時/體系是否還工作;
       
        當出現危機時/事物是否仍在控制下。
       
        七、進入現場前內部的充分協商是必要的
       
        目的是溝通審核意圖和協調審核步驟;
       
        同時進一步明確審核中的重點關注;
       
        相互提醒審核中應特別注意的事項。
       
        審核員最大的挑戰是與人相處;
       
        因而與人打交道得十分小心;
       
        不能讓對方反感而導致你審核的失;
       
        記。呵f不能把審核做成是審查(找麻煩)。
       
        八、記住樣本選擇的原則
       
        為了達到目標;
       
        密切相關的;
       
        有代表性;
       
        樣本量:3<n<12
       
        九、有效的工作方式
       
        聽:聆聽、傾聽,聽你所關心的;
       
        看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
       
        查:學會抽樣查看,學會證實;
       
        問:不脫離你的主題,詢問你所關心的事。
       
        記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應予詳細的記錄。
       
        十、有效的審核順序
       
        交談——提問
       
        描述——聽取
       
        文件——依據
       
        證明——有效證據
       
        十一、現場審核中導致失敗的情況
       
        同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
       
        沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
       
        提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
       
        缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
       
        不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
       
        不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
       
        做和事佬去介入別人的事務紛爭;
       
        滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
       
        審核組內不能按分工有效協調,各行其是。
       
        十二、高層審核是個難題
       
        職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
       
        知識水平上可能比你高;
       
        看問題的層次和深度可能和你不一樣;
       
        也不排除有低水平、低認識的人。
       
        但它卻是關鍵的一步,需要你:
       
        事先做充分的準備;
       
        標準和文件是你的依據;
       
        應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
       
        學會用經濟語言,而避免用生硬的名詞、術語;
       
        必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
       
        你需要是會溝通又有一定知識面的人
       
        十三、同級溝通也不輕松
       
        坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;
       
        是完善體系,而不是給別人難看,所以應換位思考,體諒別人的難處;
       
        對發現問題應幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
       
        以事論事,別扯入人際關系;
       
        失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
       
        當你犯錯時,道歉是必須的;
       
        總之,友好的氣氛是成功審核的基礎。
       
        十四、與作業層人員溝通應注意
       
        禮貌待人更顯需要;
       
        現場中作業人員是忙碌的,應而不宜花很長的時間;
       
        要用聽得懂的語言;
       
        不能要求工人背出文件要求;
       
        對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
       
        交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
       
        不能當著工人面前做記錄。
       
        十五、現場審核中要有深度
       
        前后左右審核思路應能貫穿;
       
        抽查可以某個產品形成的個案層層展開(從訂單-設計-采購-生產-包裝-交付-服務);
       
        必須關注產品形成過程中的關鍵環節,并以足夠的專業能力作支持;
       
        法律、法規有規定的應予重點關注;
       
        體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關注;
       
        對組織內已知的問題點應予以重點審核;
       
        管理中的難點、重點,應有足夠的經驗去識別和判斷;
       
        對發現的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
       
        十六、證實是重要的一環
       
        不能道聽途說;
       
        無錯聲明應進一步確認;
       
        責任范圍內的有錯聲明是證據。
       
        十七、審核發現的形成應抓大放小
       
        不要吹毛求疵,應該懂得持續改進,小事以提醒的方式告之;
       
        要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進后有所提高;
       
        對重復性發生的小問題,應該當作系統問題提出,這不能因小而放。
       
        十八、審核發現記錄和報告
       
        記錄應該是可追溯即可重查;
       
        報告不能有數量限制,否則不能對體系做完整判斷;
       
        不要害怕讓審核機構發現內審的全部,糾正措施才是至關重要的;
       
        形成的報告因得到受審核部門的確認。
       
        十九、不合格報告三要素
       
        標準的要求;
       
        體系文件的要求;
       
        上次審核中集中的問題點;
       
        管理中的重點和難點;
       
        已知該部曾發生過的管理問題。
       
        二十、審核的第一步你應該先收集
       
        
       
        二十一、不合格報告撰寫要求
       
        正確性;
       
        完整性;
       
        清楚;
       
        簡潔。
       
        二十二、糾正措施內審的根本落腳點
       
        原因分析很重要,根本原因須找到;
       
        分清糾正和糾正措施的區別;
       
        受審方是糾正措施的主導者,但內審員應該是輔導員;
       
        限時檢查(驗證)是關鍵。
       
        二十三、評價審核能力和績效很必須
       
        為下次審核提供改進的基礎;
       
        促使內審員不斷地提高水平練內功;
       
        使受審核方有一個良好的感受,提高對內審的內心贊成度;
       
        體系審核真正做到審核增值。
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